Política de depósito y cancelación: plantilla.
Una política de depósito le dice al cliente cuánto paga para apartar una fecha, cuándo paga el resto y qué pasa si cancela o cambia la fecha. Explica con claridad si el depósito se devuelve, por qué y cuándo cambia eso. Copia el texto de abajo, escoge la opción que te sirve y muéstralo antes de que el cliente pague.
Actualizado el
Depósito, saldo y qué cubre el depósito.
DEPÓSITO PARA RESERVAR. Para reservar tu fecha se requiere un depósito de [Monto del depósito o parte del total]. Tu fecha queda apartada cuando recibimos tu depósito y tu contrato firmado. Mientras tanto, la fecha sigue abierta para otros clientes.
QUÉ CUBRE EL DEPÓSITO. El depósito [se abona a tu total / no se abona]. Paga el tiempo que apartamos y el otro trabajo que rechazamos para guardar tu fecha.
SALDO. El resto se paga [Número] días antes de tu evento / el día del evento, antes de empezar. Aceptamos [Formas de pago]. Si el saldo no se recibe en la fecha acordada, podemos [cobrar un cargo por pago tardío de [Monto] / liberar tu fecha / pausar la reservación].
No reembolsable, reembolsable hasta una fecha o reembolsable en parte.
OPCIÓN A, NO REEMBOLSABLE. Tu depósito no es reembolsable. Asegura tu fecha y cubre el tiempo y las otras reservaciones que rechazamos por ella. Si necesitas cancelar, nos quedamos con el depósito. Si cambias de fecha según la política de abajo, el depósito pasa a la nueva fecha.
OPCIÓN B, REEMBOLSABLE HASTA UNA FECHA. Tu depósito se devuelve por completo si cancelas por escrito antes del [Fecha o número de días antes del evento]. Después de esa fecha, ya no es reembolsable.
OPCIÓN C, REEMBOLSABLE EN PARTE. Si cancelas por escrito antes del [Fecha], te devolvemos el depósito menos [Monto por gastos administrativos o de procesamiento]. Después de esa fecha, el depósito no es reembolsable.
Elijas la opción que elijas, usa las mismas palabras en todos los lugares donde la muestres: tu cotización, tu contrato y tu página de reservaciones. Di “no reembolsable” solo si lo dices en serio y lo cumples.
Cancelación, cambio de fecha y faltas.
CANCELACIÓN POR TU PARTE. Si cancelas con más de [Número] días de anticipación, nos quedamos con el depósito y te devolvemos cualquier otro pago. Si cancelas con [Número] días o menos, se debe el costo total, o [Parte del costo], porque ya no podemos volver a ofrecer la fecha. Cancela por escrito a [Correo electrónico].
CAMBIO DE FECHA. Puedes mover tu fecha una vez sin costo si avisas con al menos [Número] días de anticipación y tenemos disponibilidad en la nueva fecha. Más cambios, o cambios hechos con menos tiempo, pueden tratarse como una cancelación y una reservación nueva.
CANCELACIÓN POR NUESTRA PARTE. Si tenemos que cancelar, te avisaremos lo antes posible, [te ayudaremos a encontrar un reemplazo si se puede,] y te devolveremos todo lo que pagaste por servicios que no entregamos.
FALTAS Y LLEGADAS TARDE. Si llegamos y no podemos empezar porque el lugar está cerrado, el cliente no está o no se arregló el acceso, el costo se debe de todas formas. Si llegas más de [Número] minutos tarde a una cita programada, podemos acortar el servicio o tratarla como una cita perdida.
Reglas locales y revisión de un abogado.
Las reglas sobre depósitos, cargos por cancelación y qué se considera un cobro justo cambian por estado y a veces por tipo de negocio. Revisa las reglas donde trabajas y pide a un abogado que revise tu texto final una vez.
Revisa también las reglas de la plataforma o procesador de tarjetas con el que cobras, porque pueden tener su propio proceso de reembolsos y disputas. Esto no es asesoría legal.
Muestra la política donde el cliente reserva.
- Los clientes piden una fecha de tus paquetes y pagan el depósito en línea, y el saldo se puede cobrar automáticamente.
- Adjunta tu política al contrato que el cliente firma antes de pagar.
Preguntas frecuentes.
¿Qué es una política de depósito para reservar?
Es la parte de tus condiciones que dice cuánto paga el cliente para apartar una fecha, cuándo se paga el saldo y qué pasa con el dinero si cancela o cambia la fecha. Ponla en tu cotización, tu contrato y tu página de reservaciones.
¿Cómo escribo un depósito no reembolsable?
Di que el depósito no es reembolsable, explica para qué sirve (la fecha apartada y el trabajo que rechazas) y di qué pasa si el cliente cambia de fecha. Usa las mismas palabras en la cotización, el contrato y el pago.
¿Un depósito no reembolsable siempre se puede exigir?
No necesariamente. Las reglas cambian por estado y según cómo se mostraron las condiciones. Haz la política clara y que se acepte antes de pagar, y pide a un abogado de tu zona que revise el texto.
¿Y si un cliente necesita cambiar de fecha?
Decide tu regla desde antes. Muchos vendedores permiten un cambio con suficiente aviso, pasan el depósito a la nueva fecha y tratan los cambios posteriores como una reservación nueva. Escribe esa regla.
¿Cuándo debe pagarse el saldo?
Escoge una fecha que te dé tiempo de confirmar materiales, personal y traslado, como un número de días antes del evento, o el día antes de empezar el servicio. Que sea igual en la cotización, el contrato y la factura.
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